05-1

(После защиты диплома)
– Я сделал это!
– МО-ЛО-ДЕЦ!!!
– Тебе смешно. А я вчера эту речь своей собаке столько раз рассказал,
что она начала отзываться на 
“уважаемые члены государственной экзаменационной комиссии”…

Эта статья, в первую очередь, краткая версия для ленивых дипломников-магистров. Полноценное руководство по подготовке презентации для диплома магистра вы можете скачать вот в этом моем посте. Также эта статья будет полезна и для тех, кто готовит диплом специалиста. Дипломируются, как правило, один раз. И специально никто не учит как себя вести и какие правила построения доклада. Так что… начнем!

Очень часто подготовка к защите диплома рассматривается как нечто не трудное и не обязательное. Мол, “главное, чтобы диплом был сшит, подписан и плакаты распечатаны!” А выйти и рассказать – ерунда. Ха! На самом деле, все почти наоборот. Комиссия не будет читать ваш гениальный труд на 60-80 страниц. Максимум, кто-то от нечего делать пролистает.

Решение выносится, основываясь на впечатлениях от вашего доклада и ответов на вопросы. Никто не заметит как красиво отредактированы таблицы на 34 странице и нарисован ли в Автокаде или от руки какой-нибудь “сборочный узел”. Но вот плохо подготовленный доклад или неумело представленные материалы могут сказаться на оценке! Еще есть распространенное заблуждение, что сделать доклад с помощью презентации на проекторе гораздо проще, чем на плакатах.

“Подумаешь, накидать фото и схем – 5 минут.” Это очень не просто! При докладе на плакатах и на проекторе совсем разные подходы к построению самого доклада и наполнению визуальных данных. Так что не расслабляйтесь, если вам предстоит дипломироваться со слайдами, а не на плакатах. Мы будем рассматривать ситуацию на тот момент когда диплом готов, текст напечатан, отредактирован и утвержден руководителем. А дипломироваться нужно с использованием проектора.

1. С чего начать?

Что было в начале – курица или яйцо? Что готовить сначала – доклад или презентацию? Самым правильным будет готовить текст доклада и сразу отбирать под него визуальные данные (рисунки, схемы, определения и т.д.). Главное правило – выступает не презентация! Выступаете ВЫ! А слайды только помогают делать доклад. Чудесно выполненные слайды не скроют вашего незнания предмета! Прежде чем писать текст выступления, выпишите четкую структуру доклада, разбив его на логические блоки. Пусть она будет у вас перед глазами. А лишь потом приступайте к наполнению каждого блока. Структура доклада дипломника-магистра стандартна:

Приветствие. “Здравствуйте, уважаемые члены государственной экзаменационной комиссии…” и т.д. (одно-два предложения).

Описание актуальности вопроса. Зачем вы занялись именно этой темой? Есть ли в этой области такая проблема, чем она опасна? Чем плохи или несовершенны существующие методы решения вашей проблемы и т.д. (1-2 слайда, 1-2 минуты времени).

На основании анализа проблемы вы определяете цель и задачи исследования (1 слайд, до 1 минуты). Далее следует суть вашей работы, которая также разделяется на логические блоки, но последовательность и наличие отдельных блоков зависит от специфики самой работы:

Анализ известных теоретических подходов и исследований вашей проблемы. Что было сделано в этом направлении до вас? Какие есть теории и экспериментальные данные, какие недостатки и возможности у этих теорий. Этим блоком вы показываете, что изучили вопрос с разных сторон и опираетесь на фундаментальные основы, а не высосали из пальца проблему и ее решение (количество слайдов 3-7, 2-3 минуты);

Описание основной части ваших исследований – аналитические исследования, численное моделирование, лабораторные и натурные эксперименты и т.п. Все зависит только от сути и объема работы (количество слайдов оценить трудно, но в общем, должно получиться до 5 минут);

Предлагаемое вами решение и (если есть) подтверждение работоспособности ваших нововведений (результаты внедрения в работу в реальных условиях, отзывы специалистов и т.д.) (2-3 слайда, 1-2 минуты).

Выводы по всей работе (они должны четко соответствовать целям и задачам, которые вы поставили в начале доклада) (1 слайд, 1 минута).

Заключительные слова: “Доклад окончен. Спасибо за внимание” Таким образом, весь доклад должен укладываться в 10-12 минут, а количество слайдов не должно превышать 20-25 штук, иначе картинки будут только мелькать на экране, раздражая людей, от которых зависит ваша оценка. В среднем, на каждый слайд должно приходиться по 20-40 секунд времени доклада. Это приблизительно, но отклонение как в одну так и в другую не желательно. Самое главное, чтобы на протяжении всего вашего доклада было видно четкую последовательность и логику от постановки задачи к ее решению.

05-2

 

2. Распечатка текста доклада

Когда вы готовите текст доклада, то должны четко знать в каких определенных точках доклада должен появиться каждый слайд. Для этого я рекомендую текст доклада отформатировать следующим образом:

  • шрифт текста должен быть крупным (14-16 пунктов), простым (Times New Roman, а лучше Arial или Calibri);
  • межстрочный интервал равен 1,5-2;
  • левое поле сделать широким 2,5-3 см (на нем будут располагаться номера слайдов в тех точках, где они появляются);
  • каждый абзац должен помещаться на одной странице без разрыва (иначе можно запутаться) и, лучше всего, начало каждого крупного абзаца выделить текстовым маркером (тогда, даже если вы забыли начало фразы, его легко найти);
  • листы текста НЕ скрепляйте степлером (лучше подкладывайте листы друг под друга после перехода на следующую страницу);
  • нумеруйте каждый лист доклада (если листы от волнения перепутаются, то вы легко найдете ответ на заданный вопрос).

05-405-5Очень удобно прикрепить свои листки с текстом на планшет с зажимом. Это красиво и солидно. Ворох мятых листков в дрожащих руках дипломника смотрится плохо. Еще полезно во время подготовки доклада отметить для себя возможные вопросы и заготовить для них ответы. Если у вас на слайдах есть формулы, то по ним могут возникнуть вопросы (что означает коэффициент, в каких он единицах измеряется и в каких пределах варьируется и т.д.). Если вы не говорите об этом в докладе, то можете распечатать отдельный лист с пояснениями и подложить его в конце вашего доклада. Вдруг спросят, а вы готовы! 😉

3. Структура слайдов презентации

Как говорилось выше, слайды должны четко идти вслед за докладом. Каждый слайд должен быть обязательным и полезным. Не должно быть слайдов, которые вы быстро пролистываете со словами “тут 5 слайдов с графиками, которые мы получили”. Создается впечатление, что либо вы хотите пройти мимо вопроса, который не знаете, либо презентация делалась на скорую руку. Оба варианта неприемлемы.

Первый слайд – титульный. Это как титул вашей пояснительной записки. Он – ваше лицо. И он ваш помощник. На титульном слайде ДОЛЖНЫ присутствовать следующие элементы:

  • надпись “Дипломная работа”;
  • ниже – название вашей работы (крупно);
  • ваши фамилия, имя, отчество и группа (полностью, это поможет членам комиссии не искать ваше имя в бумагах при задании вопросов);
  • ученое звание, должность и ФИО вашего руководителя;
  • название выпускающей кафедры и университета (вверху слайда);
  • дата защиты.

Всё! Больше никаких других данных. Не нужно вставлять свой e-mail или телефон. Никто вам не будет писать или звонить! Это не доклад на конференции, где люди вас видят первый раз. Далее на последующих слайдах ОБЯЗАТЕЛЬНО выставляйте номер слайда. В PowerPoint это делается автоматически, поэтому сил отнимает мало, а значение имеет большое. Номер слайда позволяет и вам и комиссии легко обратиться к нужному слайду, а не говорить “покажите тот слайд, ну, где такие графики… нет, не эти…дальше…вот они!” Это не красиво и отнимает много времени. Номер ставится в одном из углов, так, чтобы его можно было различить на расстоянии, но не слишком крупный, чтобы отвлекать от сути слайда. На каждом слайде должно присутствовать его название. Для этого выделите в верхней части слайда полосу, где будете помещать названия каждого слайда. Постарайтесь сделать так, чтобы все названия были написаны одним шрифтом, одного размера и не прыгали по слайду. Более подробно о структуре слайдов я писал ТУТ. Но для дипломной работы они будут несколько отличаться от презентации на конференции.

Второй слайд – актуальность вашей работы. Это может быть текст, может быть характерный график или диаграмма, подтверждающие ваши слова.

Третий слайд – цель и задачи исследования. Далее следуют n-слайдов, иллюстрирующие ваш доклад. В конце снова следует стандартный набор слайдов.

Предпоследний слайд – выводы. 2-3 основных вывода (по 3-4 строки в каждом). Выводы должны показать, что вы достигли поставленной в начале цели.

Последний слайд – полностью повторяет первый титульный слайд. Это делается для того, чтобы во время вопросов члены комиссии снова могли увидеть ваше имя, а еще для того, чтобы после окончания доклада не оставался пустой черный экран. На последнем слайде обычно еще располагают надпись “Спасибо за внимание!” (крупно, можно красным цветом). Это ваша вежливость.

4. Оформление слайдов

05-7

Помните, то, что выглядит красиво на экране монитора, может совсем потеряться на экране проектора! Проекторы на кафедрах, как правило, небольшие и маломощные. В солнечный день яркость картинки на экране (или стене аудитории) будет сильно теряться. Вы не должны использовать яркие цветастые фоны и оформления. Вы пришли, чтобы защитить дипломную работу, а не развлечь людей. Лучше всего использовать белый фон и черные, крупные надписи. Не мельчите, мелкий текст раздражает. Анимации в презентации диплома должно быть минимум (а лучше вообще без нее). Более подробно о правилах оформления слайдов я писал раньше.

5. Техническая подготовка

При подготовке к докладу нужно быть немного параноиком. Проверять все необходимые элементы (распечатку текста, флешку с файлом презентации и т.д.) несколько раз. Прокрутите в голове весь ход дня защиты и подумайте, что может понадобиться.


05-8ФОРМАТ ФАЙЛОВ.
Самое главное – файл презентации! Мало его сделать, его нужно еще и правильно сохранить! Если вы готовите презентацию в PowerPoint версии 2007/2010, то нужно помнить, что на кафедре может оказаться более старая версия (читай – “Шеф, все пропало!”). Новые версии PowerPoint сохраняют файлы с расширением .pptx, а старые – .ppt. Лучше перестраховаться (необходимый уровень паранойи) и сохранить свой файл и в новом, и в старом формате. При открытии таких файлов, вы сначала увидите интерфейс программы PowerPoint, где необходимо нажать клавишу F5, чтобы запустить просмотр презентации. Это тоже отнимает время. Поэтому я лично сохраняю свои презентации в формате “Демонстрации PowerPoint” .ppsx и дополнительно (привет, паранойя!) в старом формате .pps.

05-9

При этом формате открывается сразу просмотр вашей презентации без открытия окна программы PowerPoint. Это быстро и удобно. Следуя правилам паранойи, нужно сохранить на флешку не только презентацию, но и текст доклада! Еще можно сохранить тот же набор файлов в электронной почте – ее по дороге не потеряешь 😉
05-10ПРОЕКТОР и КОМПЬЮТЕР.
Не у всех кафедр есть для показа презентаций четырехядерный компьютер с 8 гигабайтами памяти. А жаль… Поэтому лучше сделать вашу презентацию как можно более “легкой”. Для этого ее можно ужать одной из программ. Чем меньше размер файла, тем меньше она будет “тормозить” при просмотре. Еще один неприятный вопрос – совместимость. Если вы решите показывать презентацию со своего/друга/подруги ноутбука, то ЗАРАНЕЕ (это значит – не в день защиты!) проверьте их совместимость. Проведите тестовый показ в той аудитории, где будет проходить защита. Проверьте расстояние от РАБОЧЕЙ розетки и т.д. Это в ваших интересах…
05-11ВИДЕО В ПРЕЗЕНТАЦИИ.
Лучше не надо! 😉 Все равно будет? Мда… Тогда приготовьтесь к вставке видео заранее. Потому как многие забывают, что PowerPoint НЕ ХРАНИТ ВИДЕО в файле презентации! Если вы хотите вставить видео на слайд, то предварительно поместите файл презентации и и сам видеофайл в отдельную папку. И сохраняйте на флешку ВСЮ ПАПКУ и не переименовывайте ее после этого! Иначе после переноса на другой компьютер презентация “потеряет” видеофайл и не будет его показывать. Хотя потерять связь можно и в этом случае. Именно поэтому следует заранее проверить на компьютере, с которого будет идти презентация, работоспособность видео. Если “халэпа” все же случилась, не надо биться в истерике. Просто заново вставьте видео в презентацию и ЕЩЕ РАЗ ПРОВЕРЬТЕ ЕГО!

05-12ПРЕЗЕНТЕР. Очень полезная и удобная вещь (если она есть). Презентер представляет собой маленький пульт дистанционного управления презентацией. Сейчас уже многие им пользуются. Стоит он не очень дорого (потому как практически все Made in China). Стандартно у презентера 3 клавиши: “Следующий слайд”, “Предыдущий слайд” и кнопка лазерной указки. Пользуйтесь им, если есть возможность. Если же презентацией будете управлять не вы, то подумайте о том, кто будет переключать слайды. Идеальный вариант – договориться с одногруппником, который тоже защищается в этот день. Вы даете ему копию своего доклада, где указаны все смены слайдов и он переключает их без напоминаний. А вы, соответственно, поможете аналогично ему.

На заметку! Если вы хотите быстро переключиться на определенный слайд, то нужно не выходя из показа слайдов нажать номер нужного слайда, а потом “Enter”.

РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ. Многие руководители дипломов считают, что выступление со слайдами не удобно по той причине, что комиссия не видит всех слайдов одновременно (как в случае с плакатами). Уже стало стандартным при защите диплома с проектором пользоваться раздаточными материалами. Это распечатка всех ваших слайдов на листах А4. Такие брошюры вы раздаете всем членам комиссии (а иногда достаточно и 2-3 штук). И они в любой момент защиты могут увидеть определенный слайд и задать по нему вопрос. Это удобно и вам, и членам ГЭК.

Удачных защит и отличных оценок!